Susse Bisgaard har lært opskriften på at skabe mere effektive møder. I dag bruger hun en særlig drejebog til at planlægge møderne samt forberede mødedeltagerne. Opskriften lærte hun, da hun pendlede mellem bolig i Vedbæk og arbejde i København til Center for Diplomledelse i Køge.
”Jeg startede med diplommodulet Ledelse og facilitering, og det var en øjenåbner, da jeg lærte at skabe mere effektive møder. Hos os har vi – som de fleste – trampet rundt med den sædvanlige dagsorden med gensidig orientering samt godkendelse af referat. I dag anvender jeg en tillært drejebog til at planlægge vores møder, så de er langt mere energifyldte og dynamiske – alle mødedeltagerne er mere aktive og er begejstrede for den nye måde at holde møder på,” fortæller Susse Bisgaard, der til dagligt arbejder som PA på Skolen for Klinikassistenter og Tandplejere (SKT), der er en del af Københavns Universitet.
I dag er Susse Bisgaard i gang med uddannelsen til Relationsleder, også på Center for Diplomledelse. Her får Susse ny viden om at dyrke og pleje stærke relationer til den brede kontaktflade, som hun arbejder med blandt studerende, medarbejdere samt ledelse på tværs af organisationen. Her spiller sproget og kommunikation en afgørende rolle. Men drejebogen for mødeplanlægning anvendes stadig, og hun modtager positiv feedback fra den nye mødestil.
”Folk er meget mere ’på’ til vores møder. Allerede forud for møderne har jeg fået deltagernes accept til at blive mødeleder – min chef er selvfølgelig fortsat møde-ejer. Så har jeg forberedt deltagerne på, at jeg ændrer vores vanlige mødestil. Jeg har fx flyttet rundt på møblerne i mødelokalet, så vi sad tættere og bedre kunne se hinanden. Jeg har spurgt mere ind til det sagte og hører alle deltagerne. Og jeg har fået kanon feedback fra de andre deltagere i møderne. De var faktisk lidt høje over det, og langt mere aktive i hele mødet. Selv dem, der ikke plejer at sige så meget. Der er kommet en helt anden energi ind i mødelokalet, så resultatet er tydeligt for alle,” forklarer Susse.
Mange møder kan spares væk
På diplommodulet Ledelse og facilitering undervises deltagerne i at skabe større engagement i møderne og at forventningsafstemme med mødedeltagerne, hvad der skal drøftes og besluttes.
”Vi hører ret ofte fra vores deltagere, at de kunne have sparet mange møder samt tid, hvis de havde haft den viden noget før, som de får på vores fagmoduler. Det kræver tid, refleksion, videns-input samt en masse erfaring at blive en bedre leder. Der findes mange metoder til at gøre en leders hverdag lettere. Vores opgave er at lære deltagerne de mange værktøjer som f.eks. facilitering, hvor de lærer om effektiv mødeafholdelse samt hvordan man træffer beslutninger og fx selvbestemmelsesteori. Ved at tilsætte ny viden samt erfaringsudveksle med andre ledere i samme båd, får man langt flere valgmuligheder i sin dagligdag som leder,” fortæller Tim Christensen, der er studieleder samt underviser på Center for Diplomledelse.